Wenig Dinge sind für Unternehmen ähnlich wichtig wie der Umgang mit Daten. Einerseits fordert der Gesetzgeber einen korrekten Datenschutz. Andererseits ist eine flüssige Informationsverarbeitung entscheidend für das unternehmerische Handeln. Ein professioneller Datenschutzbeauftragter sorgt für Rechtssicherheit und unterstützt praktikable Lösungen. Heiko Gossen, Geschäftsführer von migosens und Vorsitzender des Arbeitskreises Datenschutz eines großen Digitalverbands, zeigt auf, welche Vorteile externe Datenschutzbeauftragte bringen.
Preisvorteile externer Datenschutzbeauftragter
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Viele Unternehmen berufen Personal aus den eigenen Reihen für diese Position. Dabei räumt das Gesetz explizit die Möglichkeit für eine externe Benennung ein. Für kleine und mittelständische Unternehmen ohne große EDV- oder Rechtsabteilung ist diese Lösung mit erheblichen Vorteilen verbunden. Die erste ist eine schnelle und sichere Handlungsfähigkeit. Während eigene Mitarbeiter zunächst freigestellt und langwierig geschult werden müssen, steht ein qualifizierter externer Datenschutzbeauftragter ohne zeitlichen Verzug zur Verfügung. Die Kosten für die Qualifikation halten sich damit in Grenzen.
Praxisvorteile einer externen Dienstleistung
Neben diesen Kostenvorteilen bieten externe Datenschutzbeauftragte einen zentralen Praxisvorteil. Die Erfahrung zeigt, dass neu geschulte Datenschutzbeauftragte oftmals übervorsichtig vorgehen oder viel Zeit für eine gründliche Recherche benötigen. Der erste Effekt nach Einführung der DSGVO? Viele Unternehmen haben den Informationsaustausch massiv zurückgefahren. Eine solche Übervorsicht wird schnell zum Hemmschuh für die Handlungsfähigkeit des Unternehmens. Es ist enorm wichtig, Daten auszuwerten und Kunden darüber in Kenntnis zu setzen, wie man mit diesen umgeht. In der Praxis geben viele Geschäftspartner die Zustimmung für eine umfangreichere Verarbeitung von Daten - wenn sie selbst profitieren. Unsichere Datenschutzbeauftragte bremsen das datengesteuerte Marketing und die Speicherung von Informationen leider schnell aus. Professionelle externe Datenschutzbeauftragte wissen, was rechtlich möglich ist. Sie tauschen sich mit Unternehmen aus und finden Lösungen, die für sie passen.
Das bietet die Unterstützung durch migosens
Oftmals führen Unternehmen auf Vorteile von intern berufenen Datenschutzbeauftragten an. Diese kennen beispielsweise die Abläufe vor Ort und die Strukturen des Unternehmens. Außerdem können sie neben dem Datenschutz andere Arbeiten übernehmen. Leider bringen beide Dinge Nachteile mit sich. “Über die Datenschutz-Beratung von migosens berate ich seit vielen Jahren Unternehmen beim Aufbau einer effizienten IT-Infrastruktur. Dabei hat sich gezeigt, dass beim Durchsetzen von rechtlichen Vorgaben der DSGVO gerade eine externe Benennung sinnvoll sein kann. Interne Mitarbeiter sind in die Strukturen und Konflikte des Unternehmens verwickelt. Ein externer Beauftragter muss auf solche Dinge keine Rücksicht nehmen. migosens bietet Unternehmen externe Datenschutzbeauftragte als Dienstleistung an. Dabei achten wir darauf, die Wünsche des Unternehmens anzuhören und praktikable Lösungen vorzuschlagen. Ein Datenschutzbeauftragter, der bereits andere Unternehmen beraten hat, kann diese Erfahrung an das Unternehmen weitergeben.”
Worauf Unternehmen beim Auswählen achten sollten
Damit der externe Datenschutzbeauftragte eine gute Arbeit leistet, sollten Unternehmen auf einige Dinge achten. Erstens ist eine gute Erreichbarkeit des Datenschutzbeauftragten notwendig. Ein Solo-Selbstständiger, der während seiner Urlaubszeit keine Vertretung hat und nicht erreichbar ist, kann zu Problemen führen. Mit einem Unternehmen wie migosens steht dem Betrieb dagegen ein Team zur Verfügung, das zu jedem Zeitpunkt einen Ansprechpartner zur Verfügung stellt. Die Beratung von migosens betrachtet den Datenschutz nicht isoliert. Sie begreift ihn als Baustein einer positiven digitalen Kommunikationskultur. Genau dafür erarbeitet die professionelle Datenschutz-Beratung zusammen mit den Kunden sachgerechte und praktikable Lösungen. Diese Arbeit unterstützt damit auch die Organisationsentwicklung.
Fazit
Die Benennung von erfahrenen externen Datenschutzbeauftragten bietet Kostenvorteile, weil nur die Dienstleistung, aber nicht die Qualifikationsphase der Mitarbeiter vom Unternehmen bezahlt werden muss. Daneben bietet eine externe Lösung praktische Vorteile: Eine professionelle Datenschutzdienstleistung von migosens agiert nicht übervorsichtig und sie bietet die richtige Unterstützung für einen praktikablen und sinnvollen Datenschutz.
